Holistic Health Middle East 2025 customer privacy notice

This privacy notice tells you what to expect us to do with your personal information.

· Contact details

· What information we collect, use, and why

· Lawful bases and data protection rights

· Where we get personal information from

· How long we keep information

· How to complain

Contact details; info@holistichealthmiddleeast.com

What information we collect, use, and why. 

We collect or use the following information to provide and improve products and services for clients:

· Names and contact details

· Addresses

· Occupation

· Usage data (including information about how you interact with and use our website, products and services)

We collect or use the following personal information for information updates or marketing purposes:

· Names and contact details

· Addresses

· Marketing preferences

· Purchase or account history

· Website and app user journey information

Lawful bases and data protection rights

Under UK data protection law, we must have a “lawful basis” for collecting and using your personal information. There is a list of possible lawful bases in the UK GDPR. You can find out more about lawful bases on the ICO’s website.

Which lawful basis we rely on may affect your data protection rights which are in brief set out below. You can find out more about your data protection rights and the exemptions which may apply on the ICO’s website:

· Your right of access - You have the right to ask us for copies of your personal information. You can request other information such as details about where we get personal information from and who we share personal information with. There are some exemptions which means you may not receive all the information you ask for. You can read more about this right here.

· Your right to rectification - You have the right to ask us to correct or delete personal information you think is inaccurate or incomplete. You can read more about this right here.

· Your right to erasure - You have the right to ask us to delete your personal information. You can read more about this right here.

· Your right to restriction of processing - You have the right to ask us to limit how we can use your personal information. You can read more about this right here.

· Your right to object to processing - You have the right to object to the processing of your personal data. You can read more about this right here.

· Your right to data portability - You have the right to ask that we transfer the personal information you gave us to another organisation, or to you. You can read more about this right here.

· Your right to withdraw consent – When we use consent as our lawful basis you have the right to withdraw your consent at any time. You can read more about this right here.

If you make a request, we must respond to you without undue delay and in any event within one month.

To make a data protection rights request, please contact us using the contact details at the top of this privacy notice.

Our lawful bases for collecting or using personal information to provide and improve products and services for clients are:

· Consent - we have permission from you after we gave you all the relevant information. All of your data protection rights may apply, except the right to object. To be clear, you do have the right to withdraw your consent at any time.

Our lawful bases for collecting or using personal information for information updates or marketing purposes are:

· Consent - we have permission from you after we gave you all the relevant information. All of your data protection rights may apply, except the right to object. To be clear, you do have the right to withdraw your consent at any time.

Where we get personal information from

· Directly from you

· Third parties:

o Google Analytics

How long we keep information

Data Retention Policy for Holistic Health Middle East 

1. Purpose
The purpose of this Data Retention Policy is to outline how Holistic Health Middle East manages, retains, and disposes of data in accordance with business needs, statutory obligations, and best practices. Specifically, this policy applies to the data held for event marketing purposes. The policy ensures that we retain data for as long as it is relevant to our event marketing activities and comply with regulatory requirements.

2. Scope
This policy applies to all personal and organizational data collected by Holistic Health Middle East for event marketing, including client contact information, event participation details, and marketing consent records. It covers both electronic and physical data related to event marketing.

3. Data Retention Schedule
We retain data for event marketing purposes as long as it is deemed relevant for ongoing or future event marketing activities. The retention schedule outlines the following:

• Data Types: Information including client contact details, event participation history,  preferences, and consent records.
• Retention Period: Data is retained for as long as it is relevant for event marketing, including potential future events, promotions, and communications.
• Review Cycle: The relevance of data in our marketing database is reviewed annually. During the review, we assess whether the data is still required for ongoing marketing efforts or if it should be archived or disposed of.

4. Disposal Decisions
Once data is deemed no longer relevant to event marketing, it will be disposed of in accordance with the following guidelines:

• Data is securely deleted or anonymized, ensuring it cannot be restored or misused.
• Paper records are securely shredded, and digital data is securely erased from our systems.

5. Responsibilities
Responsibilities for adherence to this Data Retention Policy are assigned as follows:

• Marketing Department: Responsible for maintaining the event marketing database and ensuring data      relevance is reviewed annually.
• Data Protection Officer (DPO): Responsible for ensuring the policy is followed and overseeing the yearly      review process, ensuring compliance with relevant data protection laws.
• Staff Members: All employees involved in event marketing are required to ensure that only relevant and necessary data is retained, and that data is reviewed for relevance annually.

6. Regular Review and Update
The relevance of data retained for event marketing is reviewed once per year to ensure it aligns with business needs. This review includes:

• An assessment of current marketing activities and events to determine which      contacts are still relevant for outreach.
• Removal or anonymization of any data that is no longer useful for future marketing campaigns or event planning.
• Updates to the retention schedule based on business changes, new marketing  strategies, or changes in legal requirements.

7. Data Minimisation, Pseudonymisation, and Anonymisation
Holistic Health Middle East is committed to data minimisation and will regularly evaluate the stored data to ensure that only the most relevant information is kept for marketing purposes. We will also consider opportunities for:

• Data  Minimisation: Removing unnecessary data from our database to reduce privacy risks.
• Pseudonymisation  or Anonymisation: Where appropriate, anonymizing or pseudonymizing data to further protect individuals' privacy while retaining useful information for statistical or analysis purposes.

Changes or actions related to data minimisation, pseudonymisation, or anonymisation will be documented in the retention schedule.

8. Compliance
Adherence to this policy is mandatory for all employees. Any deviation from the retention schedule or failure to conduct the annual review may result in corrective actions or disciplinary measures as determined by management.

9. Enforcement and Auditing
We will conduct periodic audits to ensure compliance with the Data Retention Policy, including:

• Verification      that data is reviewed for relevance annually and disposed of properly when      it is no longer required.
• Ensuring      that marketing data retention aligns with both legal requirements and business practices.

10. Conclusion
By following this Data Retention Policy, Holistic Health Middle East ensures that we manage our event marketing data in an efficient, responsible, and legally compliant manner. This process allows us to focus our efforts on the most relevant contacts while safeguarding personal data and ensuring that unnecessary data is securely disposed of.

How to complain

If you have any concerns about our use of your personal data, you can make a complaint to us using the contact details at the top of this privacy notice.

Last updated: 9th February 2025

يخبرك إشعار الخصوصية هذا بما تتوقعه منا أن نفعله بمعلوماتك الشخصية.

· تفاصيل الاتصال

· ما هي المعلومات التي نجمعها ونستخدمها ولماذا

· الأسس القانونية وحقوق حماية البيانات

· من أين نحصل على المعلومات الشخصية

· إلى متى نحتفظ بالمعلومات

· كيفية تقديم شكوى

تفاصيل الاتصال؛ info@holistichealthmiddleeast.com

ما هي المعلومات التي نجمعها ونستخدمها ولماذا.

نجمع أو نستخدم المعلومات التالية لتوفير المنتجات والخدمات للعملاء وتحسينها:

· الأسماء وتفاصيل الاتصال

· العناوين

· المهنة

· بيانات الاستخدام (بما في ذلك المعلومات حول كيفية تفاعلك واستخدامك لموقعنا الإلكتروني ومنتجاتنا وخدماتنا)

نجمع أو نستخدم المعلومات الشخصية التالية لتحديث المعلومات أو لأغراض التسويق:

· الأسماء وتفاصيل الاتصال

· العناوين

· تفضيلات التسويق

· تاريخ الشراء أو الحساب

· معلومات رحلة مستخدم الموقع الإلكتروني والتطبيق

الأسس القانونية وحقوق حماية البيانات

بموجب قانون حماية البيانات في المملكة المتحدة، يجب أن يكون لدينا "أساس قانوني" لجمع معلوماتك الشخصية واستخدامها. توجد قائمة بالأسس القانونية المحتملة في اللائحة العامة لحماية البيانات في المملكة المتحدة. يمكنك معرفة المزيد عن الأسس القانونية على موقع ICO الإلكتروني.

الأساس القانوني الذي نعتمد عليه قد يؤثر على حقوق حماية البيانات الخاصة بك والتي تم توضيحها بإيجاز أدناه. يمكنك معرفة المزيد عن حقوق حماية البيانات الخاصة بك والإعفاءات التي قد تنطبق على موقع ICO الإلكتروني:

· حقك في الوصول - لديك الحق في أن تطلب منا نسخًا من معلوماتك الشخصية. يمكنك طلب معلومات أخرى مثل التفاصيل حول المكان الذي نحصل منه على المعلومات الشخصية ومن نشارك المعلومات الشخصية معه. هناك بعض الإعفاءات مما يعني أنك قد لا تتلقى جميع المعلومات التي تطلبها. يمكنك قراءة المزيد حول هذا هنا.

· حقك في التصحيح - لديك الحق في أن تطلب منا تصحيح أو حذف المعلومات الشخصية التي تعتقد أنها غير دقيقة أو غير كاملة. يمكنك قراءة المزيد حول هذا هنا.

· حقك في المحو - لديك الحق في أن تطلب منا حذف معلوماتك الشخصية. يمكنك قراءة المزيد حول هذا هنا.

· حقك في تقييد المعالجة - يحق لك أن تطلب منا تقييد كيفية استخدامنا لمعلوماتك الشخصية. يمكنك قراءة المزيد عن هذا الحق هنا.

· حقك في الاعتراض على المعالجة - يحق لك الاعتراض على معالجة بياناتك الشخصية. يمكنك قراءة المزيد عن هذا الحق هنا.

· حقك في نقل البيانات - يحق لك أن تطلب منا نقل المعلومات الشخصية التي قدمتها لنا إلى منظمة أخرى، أو إليك. يمكنك قراءة المزيد عن هذا الحق هنا.

· حقك في سحب الموافقة - عندما نستخدم الموافقة كأساس قانوني لنا، يحق لك سحب موافقتك في أي وقت. يمكنك قراءة المزيد عن هذا الحق هنا.

· إذا قدمت طلبًا، فيجب أن نرد عليك دون تأخير غير مبرر وفي أي حال في غضون شهر واحد.

لتقديم طلب حقوق حماية البيانات، يرجى الاتصال بنا باستخدام تفاصيل الاتصال الموجودة أعلى إشعار الخصوصية هذا.

أسسنا القانونية لجمع أو استخدام المعلومات الشخصية لتوفير المنتجات والخدمات وتحسينها للعملاء هي:

· الموافقة - لدينا إذن منك بعد أن قدمنا ​​لك جميع المعلومات ذات الصلة. قد تنطبق جميع حقوق حماية البيانات الخاصة بك، باستثناء الحق في الاعتراض. وللتوضيح، لديك الحق في سحب موافقتك في أي وقت.

الأسس القانونية التي نستند إليها في جمع أو استخدام المعلومات الشخصية لتحديث المعلومات أو لأغراض التسويق هي:

· الموافقة - لدينا إذن منك بعد أن قدمنا ​​لك جميع المعلومات ذات الصلة. قد تنطبق جميع حقوق حماية البيانات الخاصة بك، باستثناء الحق في الاعتراض. وللتوضيح، لديك الحق في سحب موافقتك في أي وقت.

من أين نحصل على المعلومات الشخصية

· منك مباشرة

· جهات خارجية:

o Google Analytics

إلى متى نحتفظ بالمعلومات

سياسة الاحتفاظ بالبيانات لشركة Holistic Health Middle East

1. الغرض

الغرض من سياسة الاحتفاظ بالبيانات هذه هو توضيح كيفية إدارة شركة Holistic Health Middle East للبيانات والاحتفاظ بها والتخلص منها وفقًا لاحتياجات العمل والالتزامات القانونية وأفضل الممارسات. على وجه التحديد، تنطبق هذه السياسة على البيانات المحفوظة لأغراض تسويق الأحداث. وتضمن السياسة احتفاظنا بالبيانات طالما كانت ذات صلة بأنشطة تسويق الأحداث لدينا وتتوافق مع المتطلبات التنظيمية.

2. النطاق

تنطبق هذه السياسة على جميع البيانات الشخصية والتنظيمية التي تجمعها شركة Holistic Health Middle East لتسويق الأحداث، بما في ذلك معلومات الاتصال بالعملاء وتفاصيل المشاركة في الأحداث وسجلات موافقة التسويق. وهي تغطي البيانات الإلكترونية والمادية المتعلقة بتسويق الأحداث.

3. جدول الاحتفاظ بالبيانات

نحتفظ بالبيانات لأغراض تسويق الأحداث طالما كانت ذات صلة بأنشطة تسويق الأحداث الجارية أو المستقبلية. يحدد جدول الاحتفاظ ما يلي:

أنواع البيانات: المعلومات بما في ذلك تفاصيل الاتصال بالعملاء وسجل المشاركة في الأحداث والتفضيلات وسجلات الموافقة.

فترة الاحتفاظ: يتم الاحتفاظ بالبيانات طالما كانت ذات صلة بتسويق الأحداث، بما في ذلك الأحداث المستقبلية المحتملة والعروض الترويجية والاتصالات.

دورة المراجعة: تتم مراجعة مدى صلة البيانات في قاعدة بيانات التسويق الخاصة بنا سنويًا. أثناء المراجعة، نقوم بتقييم ما إذا كانت البيانات لا تزال مطلوبة لجهود التسويق الجارية أو ما إذا كان يجب أرشفتها أو التخلص منها.

4. قرارات التخلص

بمجرد اعتبار البيانات لم تعد ذات صلة بتسويق الأحداث، سيتم التخلص منها وفقًا للإرشادات التالية:

يتم حذف البيانات أو إخفاء هويتها بشكل آمن، مما يضمن عدم إمكانية استعادتها أو إساءة استخدامها.

يتم تقطيع السجلات الورقية بشكل آمن، ويتم محو البيانات الرقمية بشكل آمن من أنظمتنا.

5. المسؤوليات

يتم تعيين مسؤوليات الالتزام بسياسة الاحتفاظ بالبيانات هذه على النحو التالي:

قسم التسويق: المسؤول عن صيانة قاعدة بيانات تسويق الأحداث وضمان مراجعة مدى صلة البيانات سنويًا.

مسؤول حماية البيانات (DPO): مسؤول عن ضمان اتباع السياسة والإشراف على عملية المراجعة السنوية، وضمان الامتثال لقوانين حماية البيانات ذات الصلة.

أعضاء الفريق: يتعين على جميع الموظفين المشاركين في تسويق الأحداث التأكد من الاحتفاظ بالبيانات ذات الصلة والضرورية فقط، ومراجعة البيانات للتأكد من ملاءمتها سنويًا.

6. المراجعة والتحديث المنتظمين

تتم مراجعة مدى ملاءمة البيانات المحفوظة لتسويق الأحداث مرة واحدة سنويًا للتأكد من أنها تتوافق مع احتياجات العمل. تتضمن هذه المراجعة:

تقييم الأنشطة التسويقية والأحداث الحالية لتحديد جهات الاتصال التي لا تزال ذات صلة بالتواصل.

إزالة أو إخفاء هوية أي بيانات لم تعد مفيدة لحملات التسويق المستقبلية أو تخطيط الأحداث.

تحديثات جدول الاحتفاظ بناءً على تغييرات الأعمال أو استراتيجيات التسويق الجديدة أو التغييرات في المتطلبات القانونية.

7. تقليل البيانات وإخفاء الهوية وإخفاء الهوية

تلتزم Holistic Health Middle East بتقليل البيانات وستقوم بانتظام بتقييم البيانات المخزنة لضمان الاحتفاظ بالمعلومات الأكثر صلة فقط لأغراض التسويق. سننظر أيضًا في الفرص المتاحة لـ:

تقليل البيانات إلى الحد الأدنى: إزالة البيانات غير الضرورية من قاعدة البيانات الخاصة بنا للحد من مخاطر الخصوصية.

إخفاء الهوية أو إخفاء الهوية: حيثما كان ذلك مناسبًا، إخفاء الهوية أو إخفاء هوية البيانات لحماية خصوصية الأفراد بشكل أكبر مع الاحتفاظ بالمعلومات المفيدة لأغراض إحصائية أو تحليلية.

سيتم توثيق التغييرات أو الإجراءات المتعلقة بتقليل البيانات أو إخفاء الهوية أو إخفاء الهوية في جدول الاحتفاظ.

8. الامتثال

الالتزام بهذه السياسة إلزامي لجميع الموظفين. قد يؤدي أي انحراف عن جدول الاحتفاظ أو الفشل في إجراء المراجعة السنوية إلى إجراءات تصحيحية أو تدابير تأديبية حسب ما تحدده الإدارة.

9. التنفيذ والتدقيق

سنجري عمليات تدقيق دورية لضمان الامتثال لسياسة الاحتفاظ بالبيانات، بما في ذلك:

التحقق من مراجعة البيانات سنويًا للتأكد من أهميتها والتخلص منها بشكل صحيح عندما لم تعد هناك حاجة إليها.

التأكد من أن الاحتفاظ ببيانات التسويق يتماشى مع المتطلبات القانونية وممارسات العمل.

10. الخاتمة

من خلال اتباع سياسة الاحتفاظ بالبيانات هذه، تضمن Holistic Health Middle East إدارة بيانات تسويق الأحداث الخاصة بنا بطريقة فعالة ومسؤولة ومتوافقة مع القانون. تتيح لنا هذه العملية تركيز جهودنا على جهات الاتصال الأكثر صلة مع حماية البيانات الشخصية وضمان التخلص الآمن من البيانات غير الضرورية.

كيفية تقديم الشكوى

إذا كانت لديك أي مخاوف بشأن استخدامنا لبياناتك الشخصية، فيمكنك تقديم شكوى إلينا باستخدام تفاصيل الاتصال الموجودة أعلى إشعار الخصوصية هذا.

آخر تحديث: 9 فبراير 2025